Anvendbarhet

[MajaElmgren]

Beskrivelse av behov

Det er behov for at informasjonsobjekter (dokumenter) er tilgjengelige for berettiget bruk og innsyn. Dette innebærer at informasjonsobjekter kan gjenfinnes og at informasjonsinnholdet kan hentes frem, presenteres, tolkes og brukes, både menneskelig og maskinelt. I ettertid bør informasjonsobjektet kunne presenteres i direkte forbindelse med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som ga opphav til den.

Det er behov for en felles forståelse av hvordan anvendbarhet skal ivaretas gjennom hele informasjonsobjektets livsløp.

Mål/motivasjon

At informasjonsobjekter enkelt kan gjenfinnes, hentes fram, presenteres, tolkes og ses i sammenheng med forretningsaktiviteten eller transaksjonen som ga opphav til den.

At informasjonsobjekter er tilgjengelige for autoriserte brukere, og er skjermet for uautorisert eller uberettiget tilgang og bruk.

Økt tillit til informasjonen og til forvaltningen.

Suksesskriterier/måling

At målgruppene, både menneskelig og maskinelt kan gjenfinne og bruke informasjonsobjektene de har behov for, og opplever effektivitet i arbeidet, ivaretakelse av demokratihensyn og/eller ivaretakelse av individuelle rettigheter.

Område/prosess

Dokumentfangst, dokumentasjonsforvaltning og bevaring

Målgrupper

Primære målgrupper: Systemleverandører, forvaltningen, depotinstitusjoner

Sekundære målgrupper: Innbyggere, journalister, sluttbrukere av arkivet

Hastegrad

Ikke vurdert

Forslag til løsning

Mulige grupperinger med andre behov:

1. Utarbeide normeringsprodukt for anvendbarhet sammen med autentisitet, integritet og pålitelighet under paraplyen tillit.
2. Utarbeide normeringsprodukt for anvendbarhet sammen med autentisitet, integritet og pålitelighet.
3. Utarbeide normeringsprodukt for anvendbarhet isolert (anbefales ikke).

Innhold i normeringsprodukt:

1. Veiledning i hvordan anvendbarhet kan ivaretas i etablering, opprettholdes over tid og opprettholdes gjennom teknologiskifter, f.eks. ved bruk av brukerhistorier.
2. Funksjonelle krav til anvendbarhet, f.eks. funksjoner for søk, framhenting, sammenstillinger, visning, tilgjengelighet, tilgangsstyring, interoperabilitet, datasett og analyse av data.
   En alternativ tilnærming er å dele funksjonelle krav til anvendbarhet opp etter ivaretakelse i aktiv bruk i forvaltningen og ivaretakelse etter avlevering til arkivdepot.
3. Krav til metadata

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩Dette er gjennomgripende egenskap som er avgjørende for at arkivet skal ha verdi
• 🟨Forvaltningen selv sørger i stor grad for at materiale i adm bruk er anvendbart, derfor er ikke verdi så stor
• 🟥Anvenbarhet skiller seg fra andre APIA egenskaper med det at det er mulig å forbedre seg etter at dokumentasjon er overført til langtidslager

Hastegrad

• 🟥Dette er en del av større produkt, og bør sees i sammenheng

Risko

• 🟥 Risiko for at vi må behandle lovverk som er utenfor StandardLabs scope
• 🟩 Lav risiko for at standardisering blir for omfattende
• 🟩 Kan redusere risiko for suboptimale løsninger (eks. PDF-isering av strukturerte data)"